ビジネスでも使える基本の文章の書き方〜構成・文法などを例文付きで解説〜
伝わりやすい文章を書くのは、意外に難しいものです。時には相手に意図したことが伝わらずトラブルになることもあるかもしれません。
そこで、この記事では伝わる文章の書き方を、構成・文法・表現などに分けて解説しています。文章の書き方に困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
伝わりやすい文章がなぜ大事なのか？
ビジネスでもプライベートでも、伝わりやすい文章を書くことは非常に重要です。「伝わらない」文章は、意図が伝わらないばかりか、損でしかありません。
例えばビジネスであれば、伝わりにくい文章によってトラブルが起きる可能性があります。また、web上の文章なら、途中で読むのを止められてしまうことも多いでしょう。プライベートにおいても同様で、文章によって要らぬ誤解を招くかもしれません。
一般的に伝わりやすい文章とは、明確で簡潔な文章を指します。そのメリットを以下に挙げました。
- 意図を相手に正確に伝え、誤解を防ぐ
- 読み手の時間を節約し、効率的なコミュニケーションができる
- 書き手の信頼性や専門性を高める
- 多数の人に読んでもらえる
メール・報告書・プレゼンテーション資料など、さまざまな形式で情報を共有する際、相手に正確なメッセージを伝えるために明確な表現が求められます。
また、読み手が文章の意図をすぐに理解できれば、余計な時間をかけずに本質的な部分に集中できます。特に、忙しいビジネス環境において非常に価値あることです。
このように、伝わりやすい文章を書くことは、ビジネス・プライベートかかわらず極めて重要です。
そこでここからは、伝わる文章の書き方を、「構成や文の構造」「文法」「表現」に分けて具体例を交えながら詳しく解説していきます。
伝わる文章の書き方〜構成・文の構造〜
伝わる文章の書き方を、構成・文の構造からみていきましょう。
結論を先に書く
伝わりやすい文章は、重要なポイントを文章の最初に書いています。つい「理由→結論」の順で書き出したくなる人も多いかもしれません。しかし、先に結論を書くことで、読み手は最初の数行で文章の主旨を把握できます。
例えば、ビジネスレポートで「この四半期の売上は前年同期比で10%増加しました」と先に述べ、その後に詳細な分析やデータを提供するといった書き方もあるでしょう。
また、結論だけでなく、話の全体像が分かるような述べ方をするのもおすすめです。
一文は短く書く
複雑で長い文は読み手にとって理解しにくいものです。そのため、一文一義のように一文を短く、かつ一つの情報に絞り込むことが推奨されます。
例えばこちらの一文はやや長いといえます。
「このソフトウェアは使いやすさと高い機能性を兼ね備え、さまざまな業種に適応可能で、多くのユーザーに選ばれています。」
この一文を以下のように短くすると簡潔で読みやすくなります。
「このソフトウェアは使いやすく、高い機能性を備えています。多様な業種に適応しており、多くのユーザーに選ばれています。」
特にweb記事の文章では長い文章は敬遠されがちです。簡潔明瞭に書くよう意識してみましょう。
改行と段落に気を配る
読みやすさを高めるには、適切な改行と段落の構成も重要です。
「改行は話題の転換に、1つの段落につき1つのトピック」を基本的なルールとして覚えておくと良いでしょう。
例えば、ある段落で製品の特徴を説明し、次の段落でその製品の利用事例を紹介するなどの分け方が効果的です。また、改行を用いることで、視覚的に文章を読みやすくできます。
一見した時に文字が詰まっていると、読み飛ばされることも少なくありません。見やすさ・読みやすさがアップするように改行や段落を適宜入れてみましょう。
伝わる文章の書き方〜文法〜
文章の構成が明瞭になったら、次は文法を意識してみましょう。
主語と述語を近づける
明確な文章は、主語と述語が近い位置にあるものです。主語と述語が離れると、文の意図がぼやけ読み手は内容を理解しにくくなります。
例えば以下のような文章は主語と述語が離れており、分かりづらくなっています。
「その保護者は、学校がオンラインの連絡ツールを導入したものの、同じ内容のプリントが配布されており、無駄ではないかと意見を述べている。」
主語と述語が離れているだけでなく、主語が複数あり分かりにくい文章になっています。
これを以下のように書き直すと読みやすくなります。
「その保護者は次のように意見を述べている。学校がオンラインの連絡ツールを導入したものの同じ内容のプリントが配布されており、紙の無駄になっている。」
このように必要に応じて文を区切ったり、主語と述語を近づけた方が、内容がはっきりと伝わりやすくなります。
接続詞を少なくする
伝わりやすい文章は接続詞も少ないものです。
接続詞を過度に使用すると、文章が長く冗長になりやすいためです。そこで、前述した一文一義を思い出しましょう。
接続詞を少なくし、できるだけシンプルな文構造を心掛ければ、文章はより明瞭になります。
修飾語の位置に注意する
文章内で修飾語（形容詞や副詞など）の位置に注意を払うと、分かりやすい文章になります。不適切な位置に置かれた修飾語は、文の意味を曖昧にし、誤解を招きやすいためです。
例えば、以下の文は意味は分かるものの、スマートではありません。
「彼は昨日、速く車を運転していた」
「速く」は「運転」にかかる修飾語です。
そのため以下のように、修飾語を動詞に近づけると文が明確になります。
「彼は昨日、車を速く運転していた」
修飾語は被修飾語の直前・不要な修飾語は省く、を心がけましょう。
句読点を適切に使用する
句読点の適切な使用は、文章を理解しやすくするうえで必要不可欠です。特に読点（、）をうまく使うことで、文の流れを整理できます。
例えば、以下の文は漢字が連続してやや読みづらいかもしれません。
「私たちは新製品を開発し、それを来月市場に投入する計画です」
この場合、以下のように読点を挿入することで、漢字の区切りが入り読みやすくなります。
「私たちは新製品を開発し、それを来月、市場に投入する計画です」
文字の見やすさや意味が分かりやすくなるように句読点を置くようにしてみましょう。
伝わる文章の書き方〜表現〜
文法までできたら、次は細かな表現に注意してみましょう。
指示語は避ける
指示語（「これ」「それ」「あれ」など）の多用は、文章の明確さを損ないます。指示語を避け、具体的な名詞を使用することで、読み手が文脈を理解しやすくなるでしょう。
例えば、「それは効果的だった」という文は、何を指しているのか不明確ですが、「戦略は効果的だった」と具体的に述べることで、文の意図が明確になります。
ただし指示語を削りすぎて、特定の名詞やワードを使いすぎるとうるさい文章になってしまいます。何度も同じ名詞が出てきてしまう時・長くて冗長になる時などは、指示語を使うと良いでしょう。
冗長表現は避ける
冗長表現は避け、簡潔かつ直接的な表現を用いましょう。冗長な表現は無駄に文字数が増えるばかりか、文章のポイントがぼやけやすくなります。
例えば、「〜することができる」などはよく見かける冗長表現です。これは「〜できる」と簡潔に書きましょう。他にも「〜こと・もの」といった表現も多用するとくどくなってしまいます。冗長表現をなくして短縮すると、同じ情報をより効果的に伝えられます。できるだけ削る・避けるよう意識しましょう。
可能な範囲で文字数は削る
簡潔な文章は、読み手にとって理解しやすく、メッセージが強く伝わります。文字数を削って必要最小限の言葉で表現すると、スッキリして可読性・視認性も高まります。
前述した冗長表現を削るのはもちろんのこと、「休みの日→休日」に変えるようにするだけでも、効果的です。短く言い換えができそうであれば、積極的に文字数を削って読みやすい文章にしましょう。
ひらがな・カタカナ・漢字のバランスを考える
ひらがな、カタカナ、漢字のバランスを考慮すると、読みやすくなります。パソコンやスマホで文章を入力する際、容易に変換できることから漢字を多用する人も少なくありません。しかし、漢字ばかりの文章は読みづらいものです。バランスを考える際は以下の点に注意してみましょう。
- 漢字のひらき（漢字で書ける言葉をひらがなで表記する）を意識する
- 適宜カタカナを使用する
読み手が見やすい・読みやすい文章となるように、漢字やひらがななどの使い分けができると良いですね。
まとめ｜書き方を学んで伝わる文章を書こう
伝わりやすい文章は、ビジネスでもプライベートでも役立つものです。しかし、大人でも伝わりにくい文章を書いている人は少なくありません。
伝わる文章を書くには、構成と文の構造・文法・表現を理解し、適切に使える必要があります。「結論を先に・簡潔明瞭に・漢字などをバランス良く」を心がけて、読み手がストレスなく理解できる文章を目指しましょう。
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